Bayilik Başvuru Formu Kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili ikincil düzenlemeler kapsamında, veri sorumlusu sıfatıyla OTOM TEKNİK TEKSTİL ENDÜSTRİ A.Ş. (“Şirket”) tarafından, bayilik başvuru sürecine ilişkin olarak elde edilen kişisel verileriniz aşağıda açıklanan çerçevede işlenmektedir.

Bayilik başvuru formu aracılığıyla; kimlik (ad, soyad), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, adres), firma bilgileri (firma unvanı, vergi numarası), finansal ve ticari bilgiler ile tarafınızca iletilen diğer bilgi ve belgeler ile başvuru sürecine ilişkin açıklamalarınız kapsamında kişisel verileriniz işlenebilmektedir. Form aracılığıyla iletilen belgeler içerisinde yer alan kişisel veriler de bu kapsamda değerlendirilmektedir.

Kişisel verileriniz; bayilik başvuru süreçlerinin yürütülmesi, başvuruların değerlendirilmesi, uygunluk analizlerinin gerçekleştirilmesi, ticari iş ilişkisinin kurulup kurulmayacağının belirlenmesi, başvuru sahipleri ile iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, teklif ve sözleşme süreçlerinin planlanması, şirket içi raporlama ve iş geliştirme faaliyetlerinin yürütülmesi ile hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenmektedir.

Ayrıca, başvuru sürecine ilişkin olarak Şirket'in ticari ve operasyonel süreçlerinin güvenliğinin sağlanması, olası uyuşmazlıklarda ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi ve mevzuata uyum yükümlülüklerinin yerine getirilmesi kapsamında da veri işleme faaliyetleri gerçekleştirilebilecektir.

Kişisel verileriniz; elektronik ortamda doldurulan bayilik başvuru formu, e-posta, telefon, fiziki evrak iletimi ve benzeri kanallar aracılığıyla otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanmaktadır.

Toplanan kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. maddesinde düzenlenen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

Gerekli olması halinde, açık rızanıza dayalı veri işleme faaliyetleri ayrıca yürütülebilecektir.

Kişisel verileriniz; yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda sınırlı ve ölçülü olmak kaydıyla; Şirketin iş ortaklarına, tedarikçilerine, danışmanlarına, hukuk ve mali müşavirlik hizmeti alınan taraflara, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve kanunen yetkili özel kişilere KVKK'nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak aktarılabilecektir.

Veri aktarım süreçlerinde, veri güvenliğinin sağlanmasına yönelik gerekli teknik ve idari tedbirler Şirket tarafından azami özenle uygulanmaktadır.

Kişisel verileriniz, işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri kapsamında muhafaza edilecektir. Bayilik başvurusunun olumsuz sonuçlanması halinde dahi, olası hukuki süreçlerin yürütülmesi ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla veriler belirli sürelerle saklanabilecektir.

Saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması halinde, kişisel verileriniz Şirket'in Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası kapsamında silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir.

Şirket, KVKK'nın 12. maddesi uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek ile verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri almakta, bu kapsamda erişim kontrolü, loglama, veri maskeleme, yetkilendirme, sızma testi ve benzeri güvenlik mekanizmalarını uygulamaktadır.

KVKK'nın 11. maddesi kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• KVKK'ya uygun olarak silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğranması halinde zararın giderilmesini talep etme

Bu kapsamda taleplerinizi, yukarıda belirtilen iletişim kanalları aracılığıyla Şirket'e iletebilirsiniz. Başvurularınız, mevzuata uygun olarak en geç 30 gün içerisinde sonuçlandırılacaktır.